In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt dank der Automatisierung wichtiger Prozesse, darunter auch der Lohn- und Gehaltsabrechnung, stark gewandelt. Die Abkehr von der traditionellen Papierform zugunsten der digitalen Version hat zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Arbeitnehmer mit sich gebracht. In der Schweiz wird dieser Wandel durch das neue Datenschutzgesetz (DSG) noch verstärkt.

In diesem Artikel wird untersucht, welche Vorteile und Herausforderungen sich aus der digitalen Lohnverwaltung ergeben können.

Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ermöglicht es Unternehmen, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ihrer Mitarbeiter zu reduzieren. Die Prozesse werden in wenigen Stunden abgeschlossen, was die betriebliche Effizienz erheblich verbessert. Dank der Automatisierung wird die Verteilung in nur wenigen Schritten vereinfacht, so dass das Dokument schnell versandt und den Mitarbeitern sofort zur Verfügung gestellt werden kann.

Bei der manuellen Bearbeitung komplexer Lohn- und Gehaltsberechnungen sind menschliche Fehler unvermeidlich. Mit der Automatisierung wird die Fehlerwahrscheinlichkeit drastisch reduziert und sichergestellt, dass genaue und verständliche Berechnungen übermittelt werden. Im Falle eines Fehlers ist das Dokument leicht identifizierbar, so dass Maßnahmen ergriffen und Korrekturen vorgenommen werden können.

Die Mitarbeiter können ihre Finanzdaten über verschlüsselte Systeme einsehen, auf die sie mit autorisierten Geräten jederzeit zugreifen können. Dies erleichtert die Überprüfung von Gehältern, Steuerabzügen und Leistungen und verbessert die Transparenz und das Verständnis der Vergütung.

Mit der Einführung des neuen Datenschutzgesetzes in der Schweiz ist der Umgang mit persönlichen Informationen noch strenger geworden. Unternehmen müssen zunehmend sicherstellen, dass sie hohe Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um Datenverletzungen zu verhindern. Die Verwendung digitaler Lohnabrechnungen ermöglicht die Umsetzung fortschrittlicher Sicherheitsmaßnahmen, die den Mitarbeitern einen schnellen und sicheren Zugriff auf die Informationen ermöglichen und die Einhaltung der vom DSG geforderten Vorschriften gewährleisten.

Die Archivierung und Aufbewahrung von Daten im Laufe der Zeit wird durch die Konformität der Systeme vereinfacht. Der Zeit- und Platzaufwand für die Archivierung von Unterlagen wird effektiv reduziert, so dass die eingesparten Ressourcen für rentablere Tätigkeiten eingesetzt werden können.

Es ist wichtig, dass die Einführung neuer Instrumente und Prozesse von einer rechtzeitigen Kommunikation und Schulung begleitet wird, damit der Übergang für die gesamte Organisation reibungslos und agil erfolgen kann.

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Gut geschultes Personal ist ein Schlüsselelement für die erfolgreiche Umsetzung digitaler Arbeitsprozesse und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich die richtigen Fähigkeiten anzueignen und gleichzeitig ein hohes Maß an Engagement und Motivation für ihre Arbeit zu bewahren.